Ich würde einen äußerst eisigen Brief schreiben an diese Abteilung. Darin würde ich schildern, was gelaufen ist und was nun gefordert wird. Außerdem das freche Verhalten der Vorzimmerdame und dann klipp und klar sagen, dass sich doch bitteschön alle Beteiligten erst mal untereinander austauschen und dann einen Plan haben, der umgesetzt werden kann. Und das sollen sie dir bitte logische erklären, so dass es auch blöde Eltern verstehen können.
Ansonsten müsstest du dich mit deiner Krankenkasse auseinander setzen, was solche unnötigen Termine und auch die damit verbundenen Kosten wohl sollen.
Zum guten Schluss würde ich denen noch einen Vortrag über soziales Miteinander halten und evtl., je nach Stimmungslage noch einen Link zu einem Knigge im Internet hinzufügen. Ich kann so eine Sau sein, wenn ich das will.